Zorgproces leidend bij verbeteren registratie

Beter en efficiënter registreren begint met kijken naar het zorgproces. Dat is uitgangspunt voor welke gegevens klinisch relevant én logisch zijn voor zorgprofessionals om te registreren. Registratie aan de bron heeft een praktische handleiding ontwikkeld waarmee ieder willekeurig zorgpad in kaart kan worden gebracht. De Verdiepingssessie die we 15 april hielden over dit onderwerp kun je terugkijken op onze site.

Christine van der Aa, informatieanalist bij Registratie aan de bron: “Zorgprofessionals stellen met een zorgprocesanalyse voor een specifiek zorgproces vast welke stappen er nodig zijn om goede zorg te leveren. Daar hoort bij dat ze met elkaar bepalen welke gegevens er minimaal nodig zijn in die stappen en dat helpt weer om de registratielast te beperken. Het komt vaak voor dat bijvoorbeeld voor een kwaliteitsregistratie of een ander extern doel méér of andere gegevens worden opgevraagd. Dan gaat er meteen een rood lampje branden. Zijn die extra gegevens echt nodig? Kan het niet met de gegevens die toch al worden vastgelegd als onderdeel van het zorgproces?” Zo helpt een zorgprocesanalyse om te komen tot meer standaardisatie en minder registratielast omdat alleen díe gegevens geregistreerd worden die nodig zijn om goede zorg te verlenen.  

Praktische handleiding 

Hoe bereid je een zorgprocesanalyse voor? Hoe voer je hem uit en hoe leg je vervolgens je bevindingen vast? Registratie aan de bron ontwikkelde de Handleiding analyse zorgproces, een praktisch hulpmiddel dat uitgebreid op deze en nog veel meer vragen ingaat. De handleiding bestaat uit een stappenplan en handvatten waarmee elk mogelijk zorgpad in een ziekenhuis of netwerk kan worden beschreven, van rechttoe rechtaan tot zeer complex. 

De basis voor de handleiding is het zorgprocesmodel van de Ziekenhuis Referentie Architectuur (ZiRA). Dit generieke model beschrijft de processtappen waaruit ieder zorgproces bestaat, vanaf de intake tot en met het ontslag van de patiënt. Zorgprofessionals kunnen heel gemakkelijk met dit model aan de slag om hun eigen zorgpad per processtap te analyseren en te kijken welke gegevens ze op welke momenten minimaal nodig hebben. “De kracht van de zorgprocesanalyse is dat alle zorgprofessionals die betrokken zijn bij een bepaald zorgpad de processtappen gezamenlijk kritisch onder de loep nemen”, zegt Van der Aa. “Hoe ziet het zorgproces eruit? Wanneer leggen we wat vast? Welke gegevens zijn klinisch relevant? Over deze belangrijke vragen ga je met elkaar in gesprek om vervolgens samen te komen tot een optimaal zorgproces met een minimale gegevensset die door iedereen gedragen wordt.” 

Verdiepingssessie en animatie

Registratie aan de bron hield donderdag 15 april een Verdiepingssessie over het nut en de noodzaak van een zorgprocesanalyse, met onder anderen Anthony Raijmakers, oogarts bij het Alrijne Ziekenhuis, over de zorgprocesanalyse ten behoeve van de cataract registratie. De Verdiepingssessie kan binnenkort worden teruggekeken. Ook wordt er gewerkt aan een animatie van de zorgprocesanalyse. Van der Aa: “De handleiding is een fantastisch instrument dat we op allerlei mogelijke manieren over het voetlicht willen brengen bij zoveel mogelijk mensen. De animatie brengt straks heel mooi in beeld waarom het van belang is om een zorgprocesanalyse uit te voeren en hoe je dat doet. Wil je aan de slag met een analyse van jouw zorgpad, dan kun je de animatie heel goed gebruiken om je collega’s uit te leggen waarom het belangrijk is en hoe je te werk kunt gaan.” 

Mooi praktijkvoorbeeld

Dat een zorgprocesanalyse leidt tot optimalisatie van het zorgtraject en de bijbehorende registratie, daarover kan het LUMC volop meepraten. In dit ziekenhuis analyseren multidisciplinaire teams hun zorgtraject en welke zorginformatie daarvoor nodig is. Het epd wordt vervolgens ingericht volgens het vernieuwde zorgproces en de daarbij behorende minimale gegevensset. “Door de kwaliteitsdata die je voorgeschoteld krijgt als resultaat van beter registreren, ga je als zorgprofessional kritischer kijken naar hoe je werkt en waar je kunt verbeteren”, zegt chirurg oncoloog Lieke Welling.

In onze nieuwsbrief en op onze website lees je meer over dit mooie praktijkvoorbeeld.  

Bekijk hier ook de video van de Verdiepingssessie over dit onderwerp van 15 april jl.