"Landelijke afspraken nodig voor implementatie van zibs en BgZ"

Overal in het land werken heel veel mensen heel hard aan de implementatie van zorginformatiebouwstenen, de zibs, en de Basisgegevensset Zorg, de BgZ. Toch gaat dat minder voorspoedig dan gehoopt. “De praktijk blijkt weerbarstiger en complexer dan we aanvankelijk dachten”, zegt Carolien Bouma, programmamanager van Registratie aan de bron.

“We zetten goede stappen vooruit, maar we zien dat er méér nodig is. Er zijn landelijke afspraken en richtlijnen nodig om eenheid van taal daadwerkelijk te realiseren. Daar gaan we de komende anderhalf jaar hard aan werken.” Alle ziekenhuizen en andere zorgorganisaties in Nederland spreken dezelfde taal en wisselen vlot en gemakkelijk zorginformatie met elkaar uit: dat is de ideale situatie waar de zorg met smart op zit te wachten. “Er is veel draagvlak voor de principes van Registratie aan de bron”, zegt Bouma, “en er is ook al veel bereikt op dit gebied. Maar de brede, landelijke implementatie van de zibs en BgZ gaat minder hard dan we graag zouden willen. Ook is er nog te veel variatie in de manier waarop zorgprofessionals gegevens vastleggen en in de wijze waarop de gegevens in de epd’s worden opgeslagen en beschikbaar gesteld. Daarom gaan we onze koers op een aantal punten aanscherpen. De komende anderhalf jaar richten we ons met Registratie aan de bron op het verder standaardiseren van systemen en werkwijzen.”

Drie wegen
Het programma gaat dit langs drie wegen aanpakken. Ten eerste door een set van generieke systeemeisen voor epd’s op te stellen. Ten tweede door een landelijke roadmap te maken voor de implementatie van de zibs. En ten derde door de zorgprofessional te ondersteunen bij het eenduidig registreren. Bouma: “Dat zijn natuurlijk allemaal dingen die we niet in ons eentje voor elkaar kunnen krijgen. De eerste stap is om de partijen die daarvoor nodig zijn bijeen te brengen en samen een aanpak te ontwikkelen, zodat we zeker weten dat die aansluit bij wat er in de praktijk nodig is en draagvlak heeft.”

Generieke systeemeisen 
Alle ziekenhuizen en umc’s hebben de BgZ inmiddels geïmplementeerd in hun epd’s. Maar omdat leveranciers die overal nét iets anders hebben ingebouwd, kunnen ziekenhuizen de patiëntgegevens nog niet goed met elkaar uitwisselen. Om dit wel voor elkaar te krijgen, zouden epd-systemen aan een aantal algemene voorwaarden moeten voldoen. Bouma: “We moeten afspreken hóe we gegevens beschikbaar maken voor hergebruik. Als voorbeeld hebben we het online boeken van vliegtickets voor ogen. Als consument krijg je probleemloos alle mogelijkheden van verschillende vliegtuigmaatschappijen naast elkaar op je scherm. Daar zit een goed zoeksysteem achter, dat al die informatie uit verschillende systemen opvraagt en kan presenteren. Elke maatschappij heeft zijn eigen systeem, maar er zijn afspraken gemaakt over de manier waarop je de systemen kunt bevragen. Dat willen we voor de uitwisseling van patiëntgegevens ook realiseren.” De bedoeling is om een set generieke systeemeisen op te stellen waaraan epd-systemen moeten voldoen zodat de uitwisseling van zorginformatie altijd soepel kan plaatsvinden. Deze generieke eisen zouden als het aan Registratie aan de bron ligt, landelijk verplicht moeten worden gesteld. De set die nu samen met deskundigen en stakeholders in voorbereiding is, stelt Registratie aan de bron ter beschikking als inhoudelijke basis voor wetgeving en certificering van epd-systemen: “We voeren gesprekken met het ministerie van VWS over hoe dit in het wetgevingstraject meegenomen kan worden. Het is absoluut van het grootste belang voor de patiënt dat de systemen worden aangepast zodat we eenduidig kunnen registreren voor meervoudig gebruik.”

Landelijke roadmap 

Ook wat het implementeren van zibs betreft, moet er meer standaardisatie komen. Nu is het vaak zo dat ziekenhuizen ieder voor zich naar hun eigen epd-leverancier stappen als ze een zib willen inbouwen of een aanpassing van een bepaalde module van het systeem wensen. Dat resulteert dan in een maatwerkoplossing. Niet alleen is dat een grote investering voor het ziekenhuis, maar het is ook een gemiste kans. Een standaardoplossing voor een probleem waar misschien wel meerdere ziekenhuizen mee worstelen zou stukken goedkoper zijn én vanzelf tot meer standaardisatie leiden. Ziekenhuizen zoeken hierin wel steeds meer de samenwerking met elkaar. Bijvoorbeeld in zogenaamde gebruikersverenigingen die zij per epd-systeem hebben ingericht. Zo kunnen ze veel meer gezamenlijk optrekken richting softwareleveranciers. Registratie aan de bron sluit daar graag bij aan. “Om ziekenhuizen hierin te ondersteunen, ontwikkelen we gezamenlijk een landelijke roadmap voor de implementatie van zibs”, vertelt Bouma. “Welke zibs zijn het hardst nodig en welke zijn het snelst te implementeren? Ook moeten we afspreken hoe we zibs interpreteren en implementeren. Moet je bijvoorbeeld altijd álle elementen van een zib inbouwen? Nu maakt iedereen hier zijn eigen keuzes in. We moeten dit veel meer standaardiseren. Laten we dat in kaart brengen en landelijk afspreken welke route we gaan volgen.”

Om dit boven water te krijgen, gaat Registratie aan de bron de behoeften goed inventariseren: “We gaan in gesprek met onder meer zorgprofessionals, ict’ers, cmio’s, de programmamanagers in de huizen en andere landelijke spelers, zoals Twiin, de Federatie Medisch Specialisten die bezig is met het verduurzamen van kwaliteitsregistraties en ons zusterprogramma Regionale oncologienetwerken.”

Zorgprofessional ondersteunen

Gestandaardiseerd uitwisselen van zorginformatie begint bij gestandaardiseerd registreren aan de voorkant. Daarmee is de zorgprofessional aan zet, want die moet het per slot van rekening doen. Dit betekent wel dat zij anders moet gaan werken; minder vrije tekstvelden invullen en zoveel mogelijk gestandaardiseerd vastleggen. “We zien dat steeds meer zorgprofessionals ook graag op deze manier willen werken en dat ze behoefte hebben aan ondersteuning daarbij”, zegt Bouma. “Uit gesprekken met ziekenhuizen horen we dat ze graag willen weten wat er precies van hen wordt verwacht om die omschakeling te maken. Daarom gaan we met artsen en verpleegkundigen in gesprek om gezamenlijk landelijke handleidingen op te stellen waarin staat hoe zij de zorginformatie op de juiste manier vastleggen.”

Goede voorbeelden  

Bouma benadrukt dat er in de ziekenhuizen al heel veel werk is verzet en mooie resultaten zijn behaald: “Kijk naar alle pilots die er zijn gedaan met zibs en de BgZ, naar alle kennis die is gegenereerd en gedeeld, alle tools die we hebben ontwikkeld. Ook los van ons programma gebeurt er in de ziekenhuizen heel veel op het gebied van registreren aan de bron. Dit willen we laten zien door goede voorbeelden op te halen, te beschrijven en toegankelijk te maken voor iedereen.” Die voorbeelden zijn ook bedoeld als aanmoediging aan iedereen die hiermee bezig is: “Wacht niet tot iets helemaal perfect is, want er kan nu ook al heel veel. Doe je voordeel met wat er elders al is ontwikkeld en ga gewoon stap voor stap door, want eenduidig en eenmalig registreren is in ieders belang.”