Model helpt gegevensuitwisseling helder te krijgen

Wat is er nodig om zorginformatie succesvol uit te wisselen? Dit ingewikkelde proces is nu gevat in een overzichtelijk model met acht stappen. Het uitwisselingsmodel is een hulpmiddel voor iedereen die in de eigen context aan de slag gaat met eenduidig registreren en hergebruiken van gegevens. Het is toepasbaar op alle vormen van gegevensuitwisseling en voor elk zorgproces. 

“Als het gaat om het eenduidig en eenmalig vastleggen en op verschillende manieren hergebruiken van zorginformatie, dan zeggen we allemaal: ja, dát gaan we doen”, zegt Gé Klein Wolterink, adviseur BgZ- en zibs-implementatie bij Registratie aan de bron en geestelijk vader van het uitwisselingsmodel. “Maar in de praktijk blijkt het toch een stuk ingewikkelder dan gedacht. We hebben nu wel zorginformatiebouwstenen, maar er spelen zoveel meer dingen een rol bij uitwisseling: het zorgproces, de cultuur binnen een organisatie, infrastructurele zaken, bestuurlijke afspraken. Het is vaak lastig om inzichtelijk te krijgen wat er bij gegevensuitwisseling allemaal komt kijken en om daar op een gestructureerde manier mee aan de slag te gaan.”

Ingewikkelde dingen toegankelijk maken en er structuur in aanbrengen, dat is nou nét waar Klein Wolterink goed in is. “Ik liep al een tijdje rond met het idee om een model te ontwikkelen dat mensen helpt om vat te krijgen op de belangrijkste aspecten bij de implementatie van gegevensuitwisseling. Want we liepen steeds weer tegen andere dingen aan bij onze projecten. Dat was frustrerend, maar het zette mij ook aan het denken. Gaandeweg ontstond het idee dat elke gegevensuitwisseling in de zorg in de basis hetzelfde is.” 

Acht stappen

Daarop doordenkend kwam Klein Wolterink tot een generiek uitwisselingsmodel in acht stappen. “Dit model laat zien hoe elke willekeurige uitwisseling in de zorg verloopt. Dus of het nou gaat om ziekenhuis A en ziekenhuis B die gegevens uitwisselen bij de overdracht van een patiënt, of om een patiënt die zijn eigen medische gegevens opvraagt uit het ziekenhuis-epd naar zijn persoonlijke gezondheidsomgeving: telkens als je bepaalde data wilt uitwisselen, ga je alle stappen langs en bedenk je bij elke stap: wat zijn nou de dingen die hier spelen en wat en wie is er nodig om dit op te lossen?” 

Het model beschrijft niet alleen hoe gegevens van A naar B worden gestuurd (push), maar ook hoe data vanuit B opgevraagd worden bij A (pull). De pull-benadering legt Klein Wolterink als volgt uit: “Je kunt dat vergelijken met online een reis boeken. Via de website van het reisbureau vraag je heel gemakkelijk alles op wat je wilt weten: bestemmingen, beschikbare data, prijzen et cetera, van verschillende reisaanbieders. Dat vinden we inmiddels heel normaal. Dit soort oplossingen zal ook in de zorg steeds gebruikelijker worden.” 

In de animatie hieronder bekijk je in krap drie minuten wat het Uitwisselingsmodel inhoudt en wat je eraan kunt hebben.

Het model helpt om het volledige proces van uitwisseling in kaart te brengen en te analyseren waar problemen en obstakels zitten. Klein Wolterink geeft een voorbeeld: “Neem stap 1, het vastleggen van gegevens. Het is ontzettend belangrijk dat zorgverleners gestructureerd vastleggen en ook dat ze begrijpen waaróm het zo belangrijk is om het op die manier te doen. Dat levert heel belangrijke discussies op met zorgverleners en zorginstanties over cultuurverandering, het trainen van zorgverleners, en in hoeverre het epd de zorgverlener ondersteunt bij het eenmalig en eenduidig vastleggen. ‘Ja maar’, zegt iemand dan, ‘is het systeem wel zib-compliant? Of: moeten we CDA of FHIR gebruiken om berichten uit te sturen’? En voor je het weet gaat de discussie alle kanten op en lopen er dingen langs elkaar heen. Het zijn natuurlijk allemaal relevante thema’s, maar het zijn verschillende dingen. Het uitwisselingsmodel helpt om de juiste discussie te voeren op de juiste plek met de juiste mensen.” 

Belangrijk is dat er afspraken worden gemaakt op alle niveaus, van zorgverleners op de werkvloer tot de ict-afdeling en het bestuur. En natuurlijk met leveranciers. En zo sluit het uitwisselingsmodel ook naadloos aan bij het veelgebruikte Lagenmodel van Nictiz.

Cataractregistratie
Om te laten zien hoe je het uitwisselingsmodel gebruikt, heeft Klein Wolterink het ingevuld voor de implementatie van de verduurzaamde kwaliteitsregistratie voor staaroperaties (cataract) bij het Radboudumc die onlangs is afgerond:  

De verzender van de gegevens is het Radboudumc (links op de afbeelding). De ontvangende partij die deze data verzamelt en analyseert, is DHD (Dutch Hospital Data) in opdracht van het Nederlands Oogheelkundig Gezelschap. De zorgverleners zijn de oogartsen en de assistenten van de oogartsen die bij stap 1 de patiëntgegevens vastleggen. Die worden bij stap 2 opgeslagen in het zorginformatiesysteem, het epd Epic. Bij stap 3 wordt de gegevensset die bedoeld is voor de aanlevering aan de kwaliteitsregistratie uit het epd gehaald. Die gegevens worden in stap 4 verpakt als een FHIR-bericht en in stap 5 via internet verstuurd naar DHD. Die moet in stap 6, 7 en 8 de informatie kunnen ontvangen, verwerken en hergebruiken. 

Klein Wolterink: “Als je dit model voorafgaand aan je project invult, dan geeft dat al heel veel helderheid. Want het helpt om zichtbaar te maken: waar loop ik bij welke stap tegenaan?”

Het model helpt ook om kennis en ervaringen te delen. Omdat bij alle uitwisselingen immers steeds dezelfde stappen worden doorlopen, komen ook heel vaak dezelfde issues en problemen terug en daar kun je aan de hand van het model makkelijk over praten.

Nalatenschap 

Het uitwisselingsmodel is beschikbaar voor iedereen die zich met gegevensuitwisseling bezighoudt. “Ik roep altijd: ga er gewoon mee aan de slag, het wijst zich vanzelf. Het is geen strikt model, maar een hulpmiddel. Je moet en mag het gebruiken zoals het bij jouw organisatie past”, aldus Klein Wolterink. “Uiteraard denken we graag mee en stellen we onze kennis en expertise beschikbaar. Mijn persoonlijke missie is dat dit uitwisselingsmodel een nalatenschap wordt van het programma Registratie aan de bron. Dat er, wanneer het programma straks stopt, een community is die aan de hand van dit uitwisselingsmodel problemen tackelt en kennis genereert en deelt.”